1. Hitta en konferensanläggning som passar syftet!

En viktig aspekt för att hitta rätt konferensanläggning är att först och främst göra klart målsättningen – eller kanske snarare ”visionen” – med konferensen. En målsättning kan exempelvis vara att konferensen ska skapa förutsättningar för ökad effektivetet i specifika arbetsuppgifter på företaget. En annan målsättning kan vara att konferensen främst syftar till att ge deltagarna en stunds avkoppling i form av umgänge, god mat och underhållning. Poängen är att denna målsättning sätter grunden för vilken konferensanläggning som lämpar sig till konferensen ifråga.

2. Använd personalens kompetens!

Personelen som arbetar på konferensanläggningen har förstås stor erfarenhet av konferenser. Denna kompetens och erfarenhet ska du som konferens-bokare och koordinator dra nytta av och se som en av de viktigaste resurserna för konferensens framgång. Var inte rädd för att ställa frågor och bolla idéer – säkerligen har personalen redan hört, och löst, dina problemställningar, flera gånger tidigare.

3.Skapa teman för konferensen

”Misslyckade” konferenser bottnar oftast i otydliga, och alltför spretiga, aktiviteter och föreläsningar. Det ligger lite i sakens natur, att man vill tillfredställa allas intressen på en konferens, men risken är att ingen blir nöjd. Kort sagt: konferenser utan röd tråd och tydlig inriktning, blir sällan bra konferenser. För att inte gå i den fällan kan du leka med tanken att skapa teman, eller ETT tema, för din konferens, och på så vis få en struktur för aktiviteterna på konferensen.